KNOWLEDGE

Manajemen Kualitas


  • Konsep dan Perkembangan Manajemen Kualitas
  • Sistem Kualitas
  • Total Quality Management
  • Just In Time
  • Total Quality Service
  • Kepemimpinan Kualitas
  • Quality Assurance
  • ISO 9000
  • Alat dan Teknik Pengendalian Kualitas
  • Penerapan, Perencanaan, dan Pelaksanaan Quality Function Deployment (QFD)
  • Audit Kualitas

Konsep dan Perkembangan Manajemen Kualitas

Goetch dan Davis (1995) “kualitas adalah suatu kondisi dinamis yang berkaitan dengan produk, pelayanan, orang, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi apa yang diharapkan”.

Kualitas memerlukan suatu proses perbaikan yang terus menerus yang dapat diukur, baik secara individual, organisasi, korporasi, dan tujuan kinerja nasional. Quality improvement ini memerlukan komitmen manajemen, pendekatan strategik terhadap kualitas, pengukuran kualitas, perbaikan proses, pendidikan dan pelatihan, dan pengurangan penyebab masalah.

Russel dan Taylor (1996) mengidentifikasi enam peran pentingnya kualitas, yaitu:

  1. Meningkatkan reputasi perusahaan
  2. Menurunkan biaya
  3. Meningkatkan pangsa pasar
  4. Dampak Internasional
  5. Adanya pertanggungjawaban produk
  6. Untuk penampilan produk
  7. Mewujudkan kualitas yang dirasakan penting
Dua Perspektif Kualitas

Dimensi Kualitas industri manufaktur menurut Garvin (1996):

  1. Performance
  2. Feature
  3. Reliability
  4. Conformance
  5. Durability
  6. Serviceablity
  7. Aesthetic
  8. Perception

Dimensi Kualitas industri Jasa menurut Garvin (1996):

  1. Communication
  2. Credibility
  3. Security
  4. Knowing the customer
  5. Tangibles
  6. Reliability
  7. Responsiveness
  8. Competence
  9. Access
  10. Courtesy

Konsep khusus dalam pengembangan kualitas:

  • Kepemimpinan
  • Pelanggan
  • Pendekatan yang Berdasarkan Fakta untuk Membuat Keputusan
  • Keterlibatan Semua Pihak
  • Pendekatan Proses
  • Perbaikan Terus-menerus dan Berkesinambungan

Tahap perkembangan kualitas:

  • Inspeksi
  • Pengendalian Kualitas
  • Penjaminan Kualitas
  • Manajemen Kualitas
  • Manajemen Kualitas Terpadu
  • Organisasi Belajar
  • World Class Organization

Dalam paradigma baru dikatakan bahwa quality has no cost, artinya untuk membuat suatu produk yang berkualitas perusahaan dapat melakukannya dengan cara menghilangkan segala bentuk pemborosan. Menurut Russel dan Taylor (1996), secara keseluruhan biaya kualitas meliputi:

  • Biaya untuk menghasilkan produk berkualitas.
  • Biaya yang harus dikeluarkan karena perusahaan menghasilkan produk yang cacat

Total Quality Management

Total Management System atau disingkat dengan TQM adalah suatu sistem  manajemen kualitas yang berfokus pada Pelanggan (Customer focused) dengan melibatkan semua level karyawan dalam melakukan peningkatan atau perbaikan yang berkesinambungan (secara terus-menerus). Total Quality Management atau TQM menggunakan strategi, data dan komunikasi yang efektif untuk meng-integrasikan kedisplinan kualitas ke dalam budaya dan kegiatan-kegiatan perusahaan. Singkatnya, Total Quality Management (TQM) adalah pendekatan manajemen untuk mencapai keberhasilan jangka panjang melalui Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction).

Terdapat 8 Elemen Pokok dalam Sistem Manajemen TQM (Total Quality Management). Kedelapan elemen pokok tersebut diantaranya adalah:

  1. Fokus pada Pelanggan (Customer Focussed)
  2. Keterlibatan Karyawan secara keseluruhan (Total Employee Involvement)
  3. Pemusatan perhatian pada Proses (Process-centered)
  4. Sistem yang Terintegrasi (Integrated System)
  5. Pendekatan Strategi dan Sistematik (Strategy and Systematic Approach)
  6. Peningkatan yang berkesinambungan (Continual Improvement)
  7. Keputusan berdasarkan Fakta (Fact-based decision making)
  8. Komunikasi (Communications)

Kaizen

Kaizen adalah suatu filosofi dari Jepang yang memfokuskan diri pada pengembangan dan penyempurnaan secara terus menerus atau berkesinambungan dalam perusahaan bisnisKaizen berasal dari Bahasa Jepang yaitu kai artinya perubahan dan zen artinya baik. Di Cina kaizen bernama gaishan di mana gai berarti perubahan / perbaikan dan shan berarti baik / benefit. Jadi Kaizen dapat diartikan sebagai perubahan kepada arah lebih baik.

KAIZEN adalah kegiatan sehari-hari yang sederhana bertujuan untuk melampaui peningkatan produktifitas, juga merupakan sebuah proses apabila dilakukan dengan benar akan “memanusiawikan” tempat kerja, mengurangi beban kerja yang berlebihan, dan mengajarkan orang untuk melakukan percobaan dalam pekerjaannya dengan menggunakan metode-metode ilmiah dan bagaimana belajar mengenali serta mengurangi pemborosan dalam proses kerjanya.

Beberapa point penting dalam proses penerapan KAIZEN yaitu :

  • Konsep 3M (Muda, Mura, dan Muri) dalam istilah Jepang. Konsep ini dibentuk untuk mengurangi kelelahan, meningkatkan mutu, mempersingkat waktu dan mengurangi atau efsiensi biaya. Muda diartikan sebagai mengurangi pemborosan, Mura diartikan sebagai mengurangi perbedaan dan Muri diartikan sebagai mengurangi ketegangan.
  • Gerakkan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) atau 5R. Seiri artinya membereskan tempat kerja. Seiton berarti menyimpan dengan teratur. Seiso berarti memelihara tempat kerja supaya tetap bersih. Seiketsu berarti kebersihan pribadi. Seiketsu berarti disiplin, dengan selalu mentaati prosedur ditempat kerja. Di Indonesia 5S diterjemahkan menjadi 5R, yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin
  • Konsep PDCA dalam KAIZEN. Setiap aktivitas usaha yang kita lakukan perlu dilakukan dengan prosedur yang benar guna mencapai tujuan yang kita harapkan. Maka PDCA (Plan, Do, Check dan Action) harus dilakukan terus menerus.
  • Konsep 5W + 1H. Salah satu alat pola pikir untuk menjalankan roda PDCA dalam kegiatan KAIZEN adalah dengan teknik bertanya dengan pertanyaan dasar 5W + 1H ( What, Who, Why, Where, When dan How).

Sekali lagi KAIZEN adalah tanggung jawab setiap orang. Konsep KAIZEN sangat penting untuk menjelaskan perbedaan antara pandangan Jepang dan pandangan Barat terhadap manajemen. Perbedaan konsep yang paling mendasar adalah “KAIZEN Jepang dan cara berpikirnya berorientasi pada proses, sedangkan cara Barat berorientasi pada hasil kerja”

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dalam penerapan Teori Kaizen dapat berupa :

  1. Setiap orang akan mampu menemukan masalah dengan cepat.
  2. Setiap orang akam memberikan perhatian dan penekanan pada tahap perencanaan.
  3. Mendukung cara berfikir yang berorientasi proses.
  4. Setiap orang berkonsentrasi pada masalah-masalah yang lebih penting dan memdesak untuk diselesaikan.
  5. Setiap orang akan berpartisipasi dalam  membangun sistem yang baru.

Just In Time

Just In Time atau  sering disingkat dengan JIT adalah suatu sistem produksi yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan tepat pada waktunya sesuai dengan jumlah yang dikehendakinya.Tujuan sistem produksi Just In Time (JIT) adalah untuk menghindari terjadinya kelebihan kuantitas/jumlah dalam produksi (overproduction), persediaan yang berlebihan (excess Inventory) dan juga pemborosan dalam waktu penungguan (waiting). Dengan adanya sistem JIT, kita telah dapat mengatasi 3 pemborosan (overproduction, excess inventory dan waiting) diantara 7 pemborosan (7 Waste) yang harus dihindari dalam sistem produksi Toyota.

Istilah “Just In Time” Jika diterjemahkan langsung ke dalam bahasa Indonesia adalah Tepat Waktu, Jadi Sistem Produksi Just In Time atau JIT ini dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Sistem Produksi Tepat Waktu. Tepat Waktu disini berarti semua persedian bahan baku yang akan diolah menjadi barang jadi harus tiba tepat waktunya dengan jumlah yang tepat juga. Semua barang jadi juga harus siap diproduksi sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh pelanggan pada waktu yang tepat pula.  Dengan demikian Stock Level atau tingkat persedian bahan baku, bahan pendukung, komponen, bahan semi jadi (WIP atau Work In Progress) dan juga barang jadi akan dijaga pada tingkat atau jumlah yang paling minimum. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan Cash Flow dan menghindari biaya-biaya yang akan terjadi akibat kelebihan bahan baku dan barang jadi.

Dalam menjalankan sistem produksi Just In Time atau sistem produksi JIT ini, diperlukan ketelitian dalam merencanakan jadwal-jadwal produksi mulai jadwal pembelian bahan produksi, jadwal penerimaan bahan produksi, jadwal jalannya produksi, jadwal kesiapan produk hingga ke jadwal pengiriman barang jadi. Pada umumnya, perusahaan-perusahaan manufakturing modern saat ini menggunakan berbagai perangkat lunak (Software) yang canggih dalam merencanakan jadwal produksi yang didalamnya juga termasuk mengeluarkan pesanan pembelian (purchase order) dan pengendalian jumlah persedian (Inventory). Software Produksi tersebut juga dapat melakukan penukaran informasi mulai dari Pemasok (vendor) hingga ke Pelanggan (Customer) melalui Electronic Data Interchange (EDI) untuk memastikan kebenaran sampai ke data-data yang paling rinci (detail).

Kebenaran dan ketepatan waktu pengiriman bahan-bahan produksi sangat diperlukan dalam Sistem Produksi Just In Time ini. Contoh pada sebuah perusahaan manufaktur Handphone, perusahaan tersebut harus dapat menerima model LCD display yang benar dan dalam jumlah yang dibutuhkan untuk satu hari produksi, pemasok LCD Display tersebut diharapkan untuk dapat mengirimkannya dan tiba di gudang produksi dalam batas waktu yang sangat singkat. Sistem permintaan bahan-bahan Produksi demikian biasanya disebut dengan “Pull System” atau “Sistem Tarik”.

Banyak kelebihan yang dapat dinikmati dalam menerapkan sistem produksi Just In Time, diantaranya sebagai berikut :

  1. Tingkat Persediaan atau Stock Level yang rendah sehingga menghemat tempat penyimpanan dan biaya-biaya terkait seperti biaya sewa tempat dan biaya asuransi.
  2. Bahan-bahan produksi hanya diperoleh saat diperlukan saja sehingga hanya memerlukan modal kerja yang rendah.
  3. Dengan Tingkat persedian yang rendah, kemungkinan terjadinya pemborosan akibat produk yang ketinggalan zaman, lewat kadaluarsa dan rusak atau usang akan menjadi semakin rendah.
  4. Menghindari penumpukan produk jadi yang tidak terjual akibat perubahan mendadak dalam permintaan.
  5. Memerlukan penekanan pada kualitas bahan-bahan produksi yang dipasok oleh Supplier (Pemasok) sehingga dapat mengurangi waktu pemeriksaan dan pengerjaan ulang.

Meskipun banyak kelebihan yang bisa didapat, Sistem Produksi Just In Time ini masih memiliki kelemahan, yaitu :

  1. Sistem Produksi Just In Time tidak memiliki toleransi terhadap kesalahan atau “Zero Tolerance for mistakes” sehingga akan sangat sulit untuk melakukan perbaikan/pengerjaan ulang pada bahan-bahan produksi ataupun produk jadi yang mengalami kecacatan. Hal ini dikarenakan tingkat persediaan bahan-bahan produksi dan produk jadi yang sangat minimum.
  2. Ketergantungan yang sangat tinggi terhadap Pemasok baik dalam kualitas maupun ketepatan pengiriman yang pada umumnya diluar lingkup perusahaan manufakturing yang bersangkutan. Keterlambatan pengiriman oleh satu pemasok akan mengakibatkan terhambatnya semua jadwal produksi yang telah direncanakan.
  3. Biaya Transaksi akan relatif tinggi akibat frekuensi Transaksi yang tinggi.
  4. Perusahaan Manufaktring yang bersangkutan akan sulit untuk memenuhi permintaan yang mendadak tinggi karena pada kenyataannya tidak ada produk jadi yang lebih.

Banyak Perusahaan Manufakturing yang menerapkan sistem produksi Just In Time ini menikmati keuntungan yang signifikan seperti Toyota dan beberapa perusahaan manufaktur Jepang yang telah menerapkannya sejak tahun 1950an . Namun keberhasilan Sistem Produksi Just In Time sangat tergantung pada komitmen seluruh karyawan perusahaan mulai dari lebel yang terendah hingga pada level yang tertinggi.

Total Quality Service

Total quality service (TQS) adalah suatu keadaan dimana perusahaan berkemampuan memberikan pelayanan yang berkualitas kepada tekeholder, yaitu pelanggan, pemasok, pemilik karyawan, dan karyawan (Nasution.2004). Fandy Tjiptono (2004) mendefinisikan Total Quality Service (TQS) sebagai sistem manajemen strategik dan integratif yang melibatkan semua manajer dan karyawan, serta menggunakan metode-metode kuantitatif dan kualitatif untuk memperbaiki secara utuh harapan pelanggan.


Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa definisi Total Quality Service (TQS) merupakan suatu sistem manajemen strategik dan integratif yang dimiliki oleh perusahaan dalam memberikan pelayanan yang berkualitas kepada stakeholder, yaitu pelanggan, pemasok, pemilik karyawan, dan karyawan agar dapat memenuhi dan melebihi kebutuhan, keinginan dan harapan pelanggan.

Pendekatan TQS mendefiniskan layanan sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang untuk kepentingan orang lain. Oleh karena itu, semua staf dapat terlihat memberikan layanan kepada staf yang lain sebagai pelanggan (customer) internal demikian pula sebaliknya. Dengan demikian dapat dipahami bahwa kepuasan itu bukan hanya hak customer eksternal tetapi juga menjadi hak bagi customer internal. Layanan yang diberikan dengan fokus kepada kepuasan pengguna sering disebut juga dengan layanan prima atau layanan istimewa (excellent service).

Esensi dalam layanan prima adalah upaya memberikan layanan terbaik bagi pelanggan yang berorientasi pada kepentingan pelanggan/pengguna sehingga memungkinkan kita mampu memberikan kepuasan yang optimal. Upaya memberikan layanan yang terbaik ini dapat diwujudkan apabila kita dapat menonjolkan kemampuan, sikap, penampilan, perhatian, tindakan dan tanggung jawab yang baik dan terkoordinasi.

Waiting for continue….

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.